Le logiciel propose un export CSV. Les fiches arrivent bien dans le fichier, mais les commentaires, les pièces jointes et les liens entre dossiers ont disparu. Un export SaaS peut transférer des lignes sans restituer toute l’organisation qui les rend utiles.

Une fiche possède parfois plusieurs couches

Un contact peut être associé à une entreprise, à des échanges, à des tâches et à des documents. L’export principal peut ne contenir que ses champs visibles. Les autres éléments peuvent demander un export distinct, une API ou une fonction supplémentaire.

Le format doit donc être comparé au besoin de reprise. Si l’entreprise veut uniquement une liste de coordonnées, le fichier peut suffire. Si elle veut reconstituer l’historique et les relations, le périmètre est plus large. « Nous pouvons exporter les données » reste une réponse incomplète tant que les objets ne sont pas nommés.

Choisir un dossier témoin complet

Préparez une fiche de démonstration avec un commentaire, une pièce jointe et un lien vers une autre fiche. Exportez-la par la méthode prévue, puis vérifiez ce qui est présent et ce qui manque. Le commentaire conserve-t-il son auteur et sa date ? La pièce jointe est-elle fournie ou seulement référencée par une adresse ?

Une adresse de téléchargement peut dépendre d’une session ou expirer. Elle ne remplace pas nécessairement une copie du document. Les relations doivent, elles aussi, garder des identifiants qui permettront de rapprocher les éléments après import.

Une ligne lisible n’est pas encore un dossier reconstruit.

Examiner la destination autant que la source

Le logiciel receveur doit pouvoir représenter les objets exportés. Il peut ne pas accepter certains types de commentaires, pièces jointes ou associations. Une migration demande alors une règle de transformation ou une conservation séparée de l’historique.

Le prestataire doit préciser ce qui sera importé, adapté ou archivé hors du nouveau logiciel. Un élément perdu par transformation ne doit pas être découvert après la fermeture de l’ancien compte. Les décisions doivent être relues par les métiers qui utiliseront les dossiers.

La gestion des accès lors d’un départ de collaborateur rappelle qu’un compte ou un propriétaire peut conditionner l’accès aux fichiers. Vérifiez les permissions nécessaires pour réaliser un export complet, plutôt que compter sur la session d’une personne qui part.

Une recette de migration doit garder les relations

  • Comparer le nombre d’objets par type.
  • Vérifier quelques dossiers avec un historique riche.
  • Ouvrir les pièces jointes récupérées.
  • Contrôler les liens entre contacts, entreprises et projets.
  • Identifier les éléments conservés uniquement dans l’archive.

Un total de lignes identique avant et après ne prouve pas la fidélité de la reprise. Les erreurs peuvent porter sur les liens ou le contenu d’un champ sans changer le nombre de fiches.

Tester avant que l’accès disparaisse

Réalisez un export de démonstration pendant que le compte fonctionne et que le support peut répondre. Demandez les limites du plan, les délais, les formats et les éventuels coûts. Les conditions peuvent varier ; elles doivent être confirmées pour votre service.

Conservez ensuite le compte rendu et un échantillon fictif de référence. Lors d’un changement de version, refaites la vérification des éléments importants.

La portabilité des données se mesure dans la possibilité de reprendre un travail, pas seulement dans l’existence d’un bouton Télécharger. Les commentaires et les relations racontent souvent une partie essentielle du dossier ; ils méritent une place explicite dans le plan de sortie.