Lorsqu'une entreprise embauche son premier salarié, le dirigeant de l'entreprise doit prendre en charge l'administration de la paie ou la confier à un prestataire spécialisé. Si un entrepreneur décide de gérer la paie à l'interne, il doit s'assurer qu'il dispose d'un logiciel de paie adéquat, adapté à son organisation, à son fonctionnement et à ses besoins. Cela nécessite de sélectionner le logiciel de paie approprié.
Nous vous donnons quelques conseils pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de paie.
1 Pourquoi dois-je installer un logiciel de paie?
Tenez compte de ces facteurs lors du choix d'un logiciel de paie.
3 Nos conseils pour choisir un logiciel de paie 3.1 La réputation et la fiabilité de votre fournisseur de logiciel de paie.
3.2 Facilité d'utilisation
3. 3 Le service de support proposé par l'éditeur du logiciel
3.4 Fonctionnalités du logiciel de paie
3. 5 Le type de logiciel de paie
Pourquoi dois-je installer un logiciel de paie?
La paie n'est pas une tâche facile pour un entrepreneur qui n'a pas de connaissances spécialisées dans ce domaine. De plus, c'est un métier soumis à une réglementation stricte et qui implique diverses démarches administratives : établissement des fiches de paie, virement de salaire, transmission de la déclaration sociale nominative.
La gestion de la paie d'une entreprise doit également tenir compte de nombreuses variables en constante évolution, ainsi que des règles spécifiques qui s'appliquent au domaine d'activité de chaque entreprise.
La préparation de la paie peut être beaucoup plus facile en choisissant le bon logiciel de paie. Le risque d'erreurs est également fortement réduit par l'utilisation de logiciels fiables et régulièrement mis à jour. Il est donc important de bien se renseigner avant de choisir un logiciel de paie.
Tenez compte de ces facteurs lorsque vous choisissez un logiciel de paie.
Il y a plusieurs facteurs à considérer lors du choix d'un logiciel de paie. Voici une liste de critères à prendre en compte lors de la comparaison de logiciels :
– Le type de logiciel (autonome ou en ligne), – le prix, souvent sous forme d'abonnement mensuel, les fonctionnalités proposées, l'assistance apportée par un consultant dédié, le service d'assistance en cas de problème, les données traitement et confidentialité, options de partage des données (par exemple, envoi des transactions de paie à votre comptable). – Avant de comparer différents programmes de paie, établissez d'abord une liste de critères : fonctionnalité, contenu de formation et d'aide, service de support, assistance d'un consultant dédié, mises à jour…. Cela vous permettra de trier et de sélectionner uniquement les applications qui répondent à vos besoins.
Nos conseils pour choisir un logiciel de paie
Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de paie.
La réputation et la fiabilité du fournisseur de logiciel de paie.
Tout d'abord, vous devez vous assurer que le fournisseur de logiciels est réputé et reconnu pour la haute qualité de ses produits. Ceci est indispensable pour assurer une bonne utilisation de l'application et pour s'assurer que l'éditeur vous fournisse une version à jour des dernières évolutions légales en matière de paie.
Vous devez également vous assurer que votre logiciel de paie est à jour pour être conforme à la législation. Par conséquent, l'application choisie doit proposer rapidement toute modification de la législation.
Structure d'utilisation
Un autre élément essentiel est de vérifier que le logiciel :
il est facilement paramétrable, afin que vous puissiez l'adapter aux caractéristiques de votre entreprise et de votre activité, et il est simple d'utilisation, afin que vous puissiez gérer votre paie sans formation spécifique.
Si vous n'avez jamais créé de paie ou utilisé de logiciel de paie auparavant, vous souhaiterez probablement acquérir des connaissances sur le sujet. Dans ce cas, vous devez d'abord vérifier si l'éditeur propose des formations, des webinaires ou des contenus (guides, vidéos, etc.) pouvant vous aider.
Le service de support proposé par l'éditeur du logiciel
Ainsi, l'éditeur de votre logiciel de paie doit vous proposer différents services en cas de problème. Vous devez notamment avoir accès à un service support réactif et compétent en cas de problème.
De plus, si vous avez besoin d'un consultant pour vous aider avec votre salaire, vous devez vérifier si ce service est inclus dans votre abonnement.
Fonctionnalité du logiciel de paie
Les fonctionnalités du logiciel sont également très importantes. Il est important que l'application que vous choisissez réponde à vos besoins : préparation de la paie, déclaration des cotisations sociales, gestion des congés, gestion des absences, etc.
Il peut également être utile de vérifier si l'application de paie peut être liée à d'autres applications de gestion, comme un logiciel de comptabilité, pour transférer les écritures de paie.
Si vous préférez utiliser un outil collaboratif et automatisé, assurez-vous de cocher ces options. Par exemple, le logiciel peut automatiser la soumission de la paie et fournir aux employés un accès pour gérer les notes de frais et les demandes de vacances…
Le type de logiciel de paie
La façon d'utiliser le logiciel est également importante : monoposte, multiposte, en ligne… Opter pour une application monoposte peut poser problème en cas de dysfonctionnement de votre ordinateur. Dans le cas d'une installation multi-utilisateurs, l'accès à l'application doit être correctement bloqué compte tenu des données sensibles qu'elle contient. Un logiciel en ligne vous permet de travailler depuis n'importe quel ordinateur et de collaborer avec votre comptable qui peut, par exemple, s'occuper du développement du logiciel, vérifier un article à votre demande, etc.
Autres considérations pour choisir un logiciel de paie
Comme certains secteurs d'activité ont des exigences très spécifiques en matière de paie, il vaut la peine de vérifier si votre logiciel de paie peut prendre en charge la paie de votre industrie. Si nécessaire, vous pouvez demander à l'éditeur.
Enfin, avant de souscrire au logiciel de paie et de l'utiliser, nous vous recommandons de l'essayer. Si vous n'êtes pas sûr de la solution qui vous convient le mieux, vous pouvez l'essayer pour voir quel programme vous convient le mieux.
Quand choisir son logiciel de paie?
Si vous envisagez d'embaucher votre premier employé et que vous avez décidé de gérer vous-même votre paie, nous vous recommandons de choisir votre logiciel dès l'embauche terminée.
Il ne faut pas le faire à la dernière minute pour avoir le temps de comparer les solutions et de faire son choix, de prendre en main son logiciel et de le paramétrer correctement. Si vous avez besoin de formation, vous devrez prévoir du temps supplémentaire pour vous préparer lorsque vous émettez votre premier chèque de paie.