Si vous recherchez sur le Web "logiciel de devis" ou "meilleur logiciel de proposition", vous verrez de nombreux résultats. Ces termes sont utilisés de manière interchangeable bien qu'ils soient très différents.
Au début, il semble que toutes les solutions soient similaires, mais il existe des distinctions essentielles.
Quelle est la différence entre un devis et une proposition?
Un devis est plus court et plus pertinent. Une liste répertorie le vendeur, l'acheteur potentiel et les articles qu'ils achètent avec un total. Parfois, le budget comprendra des fiches techniques, de la documentation sur les produits ou services proposés et les conditions générales.
Les propositions, en revanche, sont plus longues et plus détaillées. Ils incluront des informations qui présentent le fournisseur, les différenciateurs concurrentiels du fournisseur, les avantages globaux de la solution proposée, l'étendue des travaux et un contrat de service. Les devis indiquent généralement un prix total unique pour l'ensemble de la solution, bien qu'il contienne parfois un élément de ligne similaire à ce que vous trouverez sur un devis.
Est-ce vraiment un logiciel de devis/proposition?
De nombreuses solutions, en particulier celles qui apparaissent lorsque vous recherchez « logiciel de proposition », ne sont pas de véritables applications de création de proposition ; il s'agit plutôt d'un système de génération ou de signature de documents. Ils ne prennent pas en charge les schémas de tarification des produits tels que la remise de liste, la majoration des coûts, les points, la tarification au volume, les niveaux de tarification client basés sur une formule ou la matrice de prix produit / client, etc. Et ils ne vous permettent pas de créer des formules ou des calculs complexes sur éléments de proposition. Si vous avez besoin de ces calculs plus avancés (comme le suivi de vos coûts et le calcul de votre marge bénéficiaire), beaucoup de ces solutions ne le feront pas, vous pouvez donc les ignorer. De plus, presque toutes les solutions de devis/proposition proposent la signature électronique de documents.
Personnalisez-vous le format des devis et des propositions?
Étonnamment, de nombreuses solutions vous montrent une bonne proposition mais ne vous permettent pas de la modifier. L'apparence du devis que vous présentez à vos clients représente votre entreprise, il est donc très important qu'il soit professionnel et inclue exactement les informations que vous souhaitez inclure. Lors de vos recherches, vous devez garder cet élément clé à l'esprit.
Certains logiciels de devis sont livrés avec des modèles de devis prédéfinis que vous ne pouvez pas du tout personnaliser. D'autres vous donnent la possibilité limitée de modifier certains aspects du format de devis, comme la modification du logo de votre entreprise. Certaines solutions de proposition vous obligent à les payer pour modifier l'apparence de votre modèle de proposition. Certaines solutions ont un concepteur de formulaire compliqué qui vous oblige à connaître un langage de programmation juste pour apporter de petites modifications. D'autres logiciels de devis vous donnent un contrôle total sur l'apparence du devis à l'aide d'une conception d'application simple, y compris la possibilité de créer des formules qui calculent des choses comme les loyers mensuels et plus encore.
Est-ce qu'il s'intègre avec un logiciel de comptabilité?
Les intégrations de logiciels de comptabilité augmentent l'efficacité et réduisent les erreurs. Une fois le devis converti en commande, vous devrez le transférer dans votre système comptable. Si cela est important pour vous, renseignez-vous sur les intégrations de logiciels de comptabilité de la solution.
Si votre logiciel de devis ne s'intègre pas à votre logiciel de comptabilité, vous devrez imprimer ces commandes, puis demander au service de comptabilité de retaper les commandes dans le logiciel de comptabilité, ce qui prend du temps et est sujet aux erreurs.
Quelle est l'importance des produits pour vous ?
Si vous avez beaucoup de produits à vendre et achetez des produits auprès de plusieurs fournisseurs, vous aurez besoin d'un moyen de garder une trace de tout. Si vous avez besoin de regrouper des éléments pour un bundle ou un kit, votre solution devra disposer de ces fonctionnalités. Si les produits que vous vendez sont complexes et vous obligent à créer à chaque fois une liste de références uniques en fonction des besoins des clients, vous bénéficierez grandement d'un configurateur. Un configurateur guidera le représentant commercial à travers un processus étape par étape de sélection des articles à inclure dans le devis. Selon les éléments sélectionnés, le configurateur peut proposer de nouvelles options en fonction du dernier choix effectué.
Pouvez-vous importer des produits ou récupérer les prix en temps réel auprès des fournisseurs?
Les produits que vous répertoriez et vendez sont généralement achetés auprès de vendeurs ou de distributeurs. Ces vendeurs et distributeurs changent souvent leurs prix régulièrement et les quantités d'articles qu'ils ont en stock changent quotidiennement. Découvrez si la solution vous permet d'importer ces informations de vos fournisseurs. Selon votre secteur d'activité, les fournisseurs peuvent vous permettre de recevoir par voie électronique les prix et la disponibilité en temps réel de vos produits à partir de la solution de devis.
Avez-vous besoin de fonctionnalités de création de rapports ?
Très peu de solutions disposent de fonctionnalités de création de rapports intégrées. Si vous devez exécuter des rapports sur toutes les données de devis (comme une liste de tous les devis en attente, tous les devis en attente par commercial, toutes les affaires remportées ce mois-ci, une liste des produits vendus ce mois-ci ou des rapports de commission), alors votre solution devrait être en mesure de gérer cela.
Étant donné que vous utiliserez le logiciel de devis pour stocker toutes vos informations sur les produits et toutes vos informations de devis et de commande, vous devriez pouvoir récupérer des rapports utiles contenant toutes ces informations.
Cependant, le meilleur logiciel de devis industriel vous donne un contrôle total afin que vous puissiez créer des rapports filtrés par les informations que vous souhaitez et personnaliser l'apparence du rapport avec des formules qui calculent des éléments tels que les loyers mensuels et plus encore.
La solution offre-t-elle un support technique?
Bien que cette question puisse sembler être une réflexion après coup, elle est très importante. Et cela peut sembler démodé, mais pouvoir parler à un représentant des ventes ou du support technique par téléphone est précieux pour un certain nombre de raisons. Il va sans dire que si vous ne pouvez pas joindre l'équipe commerciale de l'entreprise par téléphone, vous ne pourrez certainement pas joindre son équipe de support technique par téléphone.
De nombreuses solutions de devis/propositions ne mentionnent même pas de numéro de téléphone sur leur site Web. Lorsque vous êtes au milieu de votre journée de travail et que vous rencontrez un problème d'arrêt, il est inacceptable d'avoir à envoyer un e-mail pour obtenir de l'aide et d'attendre indéfiniment une aide qui ne viendra peut-être jamais.