La démocratisation de l'externalisation pousse de plus en plus d'entreprises et d'institutions publiques à s'engager dans cette forme de sous-traitance. Il existe de nombreuses réponses possibles au pourquoi et au comment de l'externalisation. Cependant, les principales raisons qui peuvent conduire les entreprises à déléguer la gestion de leur système d'information sont généralement le coût de maintenance du parc informatique et le manque de compétences techniques. Le manque de temps et la crainte d'une infrastructure insuffisamment sécurisée sont également des facteurs qui poussent les entreprises à choisir l'externalisation.
Une fois que vous avez défini vos besoins et clarifié les raisons de l'externalisation, l'étape suivante consiste à choisir un fournisseur de services sur lequel vous pouvez compter pour gérer votre infrastructure informatique. Il est essentiel de sélectionner une entreprise de sous-traitance qualifiée, capable d'atteindre les normes de qualité et de sécurité attendues.
1 Choisissez votre prestataire d'infogérance en fonction des offres
2 Cohérence entre les besoins d'externalisation et les services
3 Autres prestations possibles dans le cadre d'une externalisation de services
4 Comparez les coûts des missions avec ceux d'autres sociétés informatiques.
5 Interroger la légitimité de l'entreprise à gérer le système d'information
Choisissez votre prestataire d'infogérance en fonction des offres
Avant de vous lancer dans la recherche d'un prestataire d'infogérance, il est important de prendre en compte les besoins à court et moyen terme de votre entreprise. Décider d'externaliser son système d'information n'est pas un acte anodin. Il est donc important de faire la lumière sur les raisons de cette décision et d'analyser les origines du projet d'externalisation et les attentes qui y sont associées.
Cohérence entre les besoins d'externalisation et les services
Parmi les services d'externalisation de base, les entreprises peuvent rechercher une maintenance simple. Toutefois, lorsqu'un contrat ou une proposition commerciale mentionne une prestation de maintenance, la nature de cette prestation doit être précisée. En matière d'externalisation, il est important de savoir que le terme maintenance peut désigner les éléments suivants :
– Un service de veille qui vise simplement à maintenir à jour votre matériel informatique et vos logiciels ; – Un support qui intervient pour corriger les anomalies que rencontre le SI ; – Une approche plus consultative pour améliorer le système existant et le rendre plus efficace.
Outre les différentes tâches que peut recouvrir la notion de maintenance, une offre intégrant les trois aspects de la maintenance applicative peut prendre différentes formes, telles que :
– Un contrat au forfait en fonction des résultats à atteindre, des coûts et des délais ; – Un contrat plus souple qui peut également être proposé sous forme de crédits utilisables pour différentes prestations jusqu'à épuisement des crédits.
Si la Tierce Maintenance Applicative (TMA) semble être la formule la plus attractive, tout dépend de ce que recherche l'établissement. Certains services peuvent en fait inclure des aspects limités de maintenance. Dans ce cas, il est important de le préciser au préalable avec le prestataire.
Autres prestations possibles dans le cadre d'une externalisation de services
Si la maintenance applicative est une composante importante des services d'infogérance, un contrat d'infogérance des systèmes d'information n'inclut pas seulement le support. En effet, l'externalisation peut inclure les éléments suivants :
– La mise en place d'une solution de stockage sécurisée, comme un cloud ; – Un audit des réseaux pour analyser leur structure et leur efficacité ; – Le développement d'un ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI (Integrated Management Software) ; – La mise en place d'une dématérialisation des documents grâce à la GED (Gestion Electronique de Documents).
Comparez les coûts de mission avec ceux d'autres sociétés informatiques.
Le coût d'un service, comme d'un autre, est évidemment important. Mais le contrat doit avant tout garantir une qualité de service adaptée aux besoins de l'entreprise. En tant que client, il est donc essentiel que vous soyez satisfait de la qualité du service rendu. Par conséquent, il est essentiel de comparer les services et les prix d'un fournisseur de services gérés avec ceux d'autres sociétés informatiques. Le fait que les tarifs se concurrencent révèle les prix :
– Comparable à ceux de ses rivaux ; – Supérieur à ceux des autres sociétés d'externalisation ; – Inférieurs à ceux des prestataires informatiques spécialisés.
Si les tarifs proposés par la société d'externalisation sont similaires à ceux d'autres sociétés informatiques, cela peut impliquer une certaine cohérence. Cependant, il est essentiel de ne pas se limiter aux comparaisons de prix. En effet, pour avoir une base de comparaison, il faut comparer le coût et les prestations de maintenance informatique comprises dans le tarif de l'appel.
Si un prestataire propose des prix extrêmement compétitifs, il est également important de regarder le détail des solutions proposées. Un prix inférieur peut indiquer un niveau de service ou de sécurité inférieur pour vos données et votre infrastructure informatique globale. Si les prestations vous paraissent identiques, ne cédez pas au chant des sirènes des prix imbattables. Les prix bas doivent être remis en question et il peut être utile de demander au fournisseur de services pourquoi ces prix bas le sont.
Quant à la troisième option, qui est un prix plus élevé que les autres fournisseurs, méfiez-vous là aussi. N'hésitez pas à questionner l'entreprise sur le niveau de qualité des solutions qu'elle propose et la différence entre ses prestations de haut niveau et celles des autres informaticiens.
Interroger la légitimité de l'entreprise à gérer le système d'information
Il y a plusieurs points cruciaux à considérer lors du choix d'une entreprise d'externalisation. La volonté d'externaliser la partie informatique de son entreprise nécessite de confier son système d'information à des personnes de confiance. Si l'utilisation du cloud présente des avantages indéniables, les risques sont également nombreux à confier la maintenance et l'optimisation du SI à un prestataire non qualifié.
Avant toute chose, vous devez vous interroger sur la pertinence des entreprises que vous contactez. Si vous êtes intéressé par l'externalisation, vous pouvez lever quelques doutes. Si les tâches qui leur sont confiées sont considérables, qu'il s'agisse de la maintenance du matériel, de la gestion des données ou de la sécurité générale du réseau, il peut sembler légitime pour l'entreprise chargée de ces tâches d'avoir de multiples collaborateurs en interne. Une équipe numériquement limitée peut donc sembler inadaptée, tant au regard des besoins qu'au regard des indicateurs de la capacité de réaction du prestataire en cas de problème technique sur le réseau.
Sur la question de la légitimité, il peut être pertinent de demander des références clients pour évaluer l'expérience du prestataire et lever tout doute sur sa capacité opérationnelle. Il peut également être intéressant de se renseigner sur les services fournis par l'entreprise. Si l'entreprise fournit des services similaires à tous ses clients, cela pourrait indiquer une expérience limitée. En revanche, si des solutions personnalisées sont développées pour chaque problème, cela peut indiquer une réelle maîtrise technique et des compétences.