Dans une entreprise, il y a beaucoup de lettres à envoyer. Pour fonctionner correctement, cette livraison doit être précise, efficace et rapide. C'est pourquoi l'entreprise est obligée d'acheter une machine à affranchir. Mais étant donné le grand nombre de fournisseurs de machines à affranchir sur le marché, il est essentiel de se concentrer sur les besoins de l'entreprise pour choisir la meilleure qualité.
Les critères de choix d'une machine à affranchir
Pour choisir une machine à affranchir de bonne qualité au meilleur prix, il faut prendre en compte quelques critères importants. En effet, le volume d'envois doit être pris en compte en définissant à l'avance le nombre de courriers à envoyer quotidiennement. De plus, les besoins en équipement et les options doivent être bien déterminés.
Par conséquent, pour éviter les erreurs d'affranchissement, il est impératif d'avoir une échelle intégrée à la balance ultra-précise. Une chemise courrier et un système d'insertion automatique d'enveloppes permettent de gagner du temps et facilitent les tâches lors des envois massifs. La machine peut également être équipée d'un tapis de prise d'enveloppes si elle est plus sophistiquée.
De plus, il faut choisir une machine à affranchir en fonction de ses avantages techniques, qui varient selon la gamme et le modèle. Pour cela, il est important de garantir la possibilité d' envoyer le courrier sans interruption en s'assurant que la machine a un traitement fluide, une facilité d'utilisation et une qualité d'impression élevée.
Enfin, le niveau de compétence du prestataire doit être certifié sur deux aspects essentiels que sont la modalité de financement (durée du contrat de location, indexation du coût sur le volume effectivement traité, etc.), et l'assistance (diagnostic en cas de panne, services en ligne en cas de besoin urgent, etc.).
Les différents types de machines à affranchir
Quels que soient les besoins d'une entreprise pour l'envoi de sa correspondance, le choix d'une machine à affranchir doit dépendre du nombre d'envois à effectuer. Mais il faut faire attention à la qualité d'impression donc il est fortement recommandé d'opter pour des cartouches d'impression à jet d' encre comme la cartouche pitneybowes dm220i. Vous pouvez donc choisir :
– La toute petite machine à affranchir connectée qui convient aux envois limités. C'est un appareil destiné aux entreprises qui gèrent moins de 30 plis par jour avec une charge d'affranchissement inférieure à 250 euros par mois. – Le petit affranchisseur connecté ou l'affranchisseur de volume intermédiaire spécialement conçu pour les entreprises qui gèrent jusqu'à 200 envois par jour. Ce type de machine à timbrer peut être loué avec un contrat de location entre 2 à 3 euros par jour. – Les machines à affranchir grand volume ou Intelligent Affranchiring Machine (MAI) sont capables de traiter entre 800 et 1 000 envois par jour. Il est idéal pour les entreprises ayant un gros volume de courrier à traiter. Son prix journalier de contrat de location est d'environ 10 euros.