La procédure GED (Gestion Electronique des Documents) est un procédé informatisé de traitement des documents numériques. Sa mise en œuvre nécessite l'utilisation de logiciels spécialisés. Celle-ci est souvent fournie sous la forme d'une application pour smartphone ou tablette. Il est possible de numériser des documents papier et de dématérialiser les activités professionnelles qui leur sont associées grâce au logiciel GED. Il y a un certain nombre de facteurs à considérer pour choisir le meilleur d'entre eux. Cependant, avant de vous dévoiler ces critères de sélection, renseignez-vous sur les avantages de la mise en place de la gestion électronique de documents (GED).
Les raisons d'installer un logiciel GED dans votre entreprise
Si vous installez et utilisez correctement le logiciel GED, il peut devenir un outil stratégique précieux dans votre entreprise. Vous bénéficierez de nombreux avantages.
Gain de productivité : L'utilisation d'un logiciel de GED permet un gain de productivité significatif en simplifiant les activités quotidiennes du bureau administratif ou comptable. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de recevoir, stocker, trier, distribuer et récupérer des documents, ce qui peut être fait rapidement et facilement.
Meilleure sécurité des données : Lorsque vous choisissez un logiciel de GED en mode SaaS, vos documents ne sont pas stockés sur vos appareils, mais dans un cloud tiers. Par conséquent, vos données sont à l'abri du vol, du piratage, du feu et du cambriolage, entre autres.
Documents accessibles à tout moment : Lorsque vous utilisez le logiciel GED SaaS, vous pouvez également accéder à vos documents à tout moment, n'importe où. La chose la plus importante est que vous ayez une connexion Internet. Vous disposez alors d'un contrôle d'accès qui vous permet d'attribuer des droits d'utilisation aux personnes de votre choix.
De plus, avec le logiciel GED, il est possible de mettre en place un workflow, c'est-à-dire une sorte de cycle documentaire. Entre autres, il est possible de préciser les actions à entreprendre et de fixer des délais à respecter. L'installation de cette solution GED vous garantira un retour sur investissement attractif.
Les principaux points à considérer lors du choix d'un logiciel GED
Il existe plusieurs types de logiciels GED qui peuvent être divisés en deux grandes catégories. D'un côté, il y a les logiciels libres et de l'autre, il y a les logiciels SaaS qui sont les plus populaires. Quel que soit le type de solution qui vous intéresse, il est bon de considérer quelques points avant de faire votre choix.
Évaluer les performances de la base de données existante – Il est important d'évaluer la base de données existante pour s'assurer qu'elle est alignée avec la solution GED choisie. De même, le logiciel doit être en adéquation avec votre domaine d'activité. Il est préférable d'opter pour un logiciel de GED qui a été développé par un éditeur connu et de bonne réputation. De plus, vous devez choisir un outil qui peut évoluer et s'adapter aux nouvelles pratiques en fonction de vos besoins. Il n'est pas intéressant d'opter pour un logiciel de GED qui risque de devenir obsolète très rapidement. Si la solution a une architecture pérenne, elle durera dans le temps et assurera une bonne productivité.
Flexibilité logicielle : choisissez un outil GED flexible qui s'intègre facilement à votre infrastructure existante. Elle doit optimiser l'outil et la structure existants et simplifier le traitement des documents à dématérialiser. Les utilisateurs pourront ainsi accéder facilement à toutes les données numériques stockées sur tous les systèmes d'exploitation de l'entreprise. De plus, une solution EDM flexible et évolutive peut être facilement exploitée à mesure que l'entreprise évolue, par exemple lorsque le nombre d'utilisateurs augmente. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire d'implémenter de nouveaux logiciels ou d'engager des coûts supplémentaires.
Efficacité de la solution GED : Installez une solution GED efficace pour vous assurer d'être satisfait à tous les niveaux. Par exemple, il est judicieux de choisir un développement qui propose une option "cloud" qui assure une parfaite conservation de tous vos documents. Plus votre logiciel de GED est performant, plus vos attentes spécifiques en matière de gestion documentaire seront satisfaites. Il est bon de tester votre outil de GED avant de l'utiliser durablement, surtout si vous le raccordez à une installation existante, afin de ne pas regretter votre choix.