L'archivage est essentiel à la gestion de l'information et permet aux entreprises de mieux contrôler leurs opérations informatiques.
L'archivage des données est la pratique consistant à déplacer les données qui ne sont plus activement utilisées vers un support de stockage séparé pour une conservation à long terme.
L'archivage numérique doit être considéré comme un élément clé de toute entreprise et doit être inclus dans le plan de gestion des documents de chaque organisation.
Les archives sont des documents vivants du passé. Ils fournissent des preuves, des explications et des justifications pour les actions passées et actuelles.
Les données plus anciennes qui sont toujours importantes pour l'entreprise ou qui doivent être conservées pour référence future ou conformité réglementaire sont appelées données archivées.
Les documents archivés sont plus faciles à localiser, à protéger et à conserver tout au long de leur cycle de vie. Ne pas le faire aura finalement un effet négatif sur le fonctionnement de votre entreprise.
Non seulement un stockage de données approprié vous permet d'économiser de l'argent, mais il ajoute également de la valeur à votre entreprise.
Dans cet article, nous allons voir pourquoi cette pratique est essentielle.
1 5 raisons pour lesquelles l'archivage de documents est important 1.1 1. Parce que vos données sont bien organisées, il est plus facile de trouver les bons documents lorsque vous en avez besoin.
1.2 2. Les documents peuvent être facilement vérifiés et récupérés à des fins légales.
1.3 3. Améliorer la sécurité : seules les bonnes personnes peuvent accéder aux bons documents
1.4 4. Économisez de l'espace dans votre bureau
1.5 5. Archivage pour des raisons historiques
5 raisons pour lesquelles le classement des documents est important
1. Avec des données bien organisées, il est plus facile de trouver les bons documents quand vous en avez besoin.
Un stockage adéquat des documents signifie que vos employés ont un accès rapide et sécurisé aux informations dont ils ont besoin, ce qui réduit les temps d'arrêt et les retards.
De nombreuses entreprises choisissent d'utiliser un logiciel de gestion de documents pour stocker, gérer et afficher leurs documents.
Un logiciel de gestion de documents présente plusieurs avantages :
Vous pouvez accéder en toute sécurité aux documents numériques de n'importe où avec une connexion Internet.
Vous pouvez obtenir des mises à jour en temps réel lorsque les membres du personnel accèdent, modifient ou demandent une extraction de document.
Des copies papier sont toujours accessibles en cas de besoin.
2. Les documents peuvent être facilement vérifiés et récupérés à des fins légales.
Un audit consiste à examiner les dossiers de votre entreprise pour confirmer leur exactitude. Les audits peuvent être réalisés en interne par un collaborateur ou en externe. Si vous faites l'objet d'un audit externe, l'auditeur voudra voir des documents tels que :
– Formulaires de dépenses et de reçus – Procès-verbaux des réunions du conseil d'administration – Rapports de paie – Contrats – Registres des dépenses en espèces
Si vous ne pouvez pas fournir ces documents, vous :
– Risque de rendre le processus d'audit plus long et plus coûteux – par exemple, pour vérifier les finances de votre entreprise, vous pourriez être amené à recueillir des témoignages oraux ou des déclarations écrites d'employés et de personnes avec qui vous faites affaire – Et vous pourriez même être condamné à une amende.
L'archivage des documents rend le processus plus rapide et plus facile pour les auditeurs, car ils auront un accès instantané aux informations dont ils ont besoin, ce qui leur fera gagner du temps et des efforts (ainsi qu'à votre entreprise).
Si votre entreprise fait l'objet de poursuites judiciaires, que ce soit par un employé, un client ou une autre entreprise, il peut vous être demandé de fournir certains documents à l'appui de votre dossier. En ayant des dossiers facilement accessibles et bien organisés, vous serez en mesure de fournir les informations nécessaires dans toute procédure judiciaire.
3. Améliorer la sécurité : seules les bonnes personnes peuvent accéder aux bons documents
Lorsque vous archivez des documents numériques, vous pouvez les protéger avec un mot de passe afin que seules certaines personnes puissent y accéder. Les systèmes de gestion de documents créent une piste d'audit qui vous permet de savoir qui a accédé, modifié ou supprimé des fichiers et de recevoir des mises à jour en temps réel.
Si le pire se produit et que votre entreprise est victime d'une catastrophe naturelle qui détruit des documents papier, un système de gestion électronique des documents sera crucial dans votre processus de reprise après sinistre.
4. Économisez de l'espace dans votre bureau
Le classement de documents permet d'économiser un espace de stockage précieux dans votre bureau en conservant les documents papier hors site. En convertissant des documents papier au format numérique, vous pouvez déchiqueter des copies papier (ou les stocker hors site) et y accéder via un portail en ligne sécurisé. Vous pouvez également stocker des documents papier hors site sans les convertir au format numérique, ce qui permet d'économiser de l'espace dans votre bureau.
5. Archivage pour des raisons historiques
La perte de documents importants peut avoir des conséquences importantes pour votre entreprise :
Certains documents sont extrêmement importants au sein d'une entreprise. De plus, certains papiers ne sont pas détruits car ils constituent la raison d'être de l'entreprise et présentent un réel intérêt historique.
Par conséquent, ils doivent être bien protégés afin qu'ils puissent être exposés dans des musées et explorés de manière approfondie par des universitaires, des historiens, etc. Il convient également de noter que la conservation de ces documents préserve la mémoire de l'entreprise.