Dans toute organisation, les employés peuvent engager des dépenses professionnelles qui finissent par payer de leur poche. Cela va des frais de déplacement aux déjeuners avec les clients, des fournitures de bureau ou des appareils technologiques. Étant donné que ces dépenses sont engagées pour le compte de l'entreprise, les employés demanderont le remboursement de tout montant payé en soumettant une note de frais.
Un rapport de dépenses contient une liste catégorisée et détaillée des dépenses engagées au nom de l'organisation. Ce rapport aide l'employeur ou l'équipe financière à déterminer combien d'argent a été dépensé, ce qui a été acheté et quelle part de la dépense est approuvée pour remboursement. Cela dit, les mérites des notes de frais ne se limitent pas aux notes de frais. De plus, ils permettent aux entreprises de remplir plus facilement les déclarations de revenus, de demander des déductions fiscales et d'effectuer des audits.
Dans ce guide, vous apprendrez tout sur les notes de frais : ce qu'elles contiennent et pourquoi elles sont importantes.
1 Qu'est-ce qu'une note de frais?
2 Que sont les dépenses professionnelles 2.1 Dépenses justifiées
2.2 Coûts proportionnels
2.3 Frais engagés dans l'intérêt de la société
3.1 Remboursement forfaitaire
3.2 Remboursement des frais réels
4.1 Frais de restauration
4.2 Frais d'hébergement
4.3 Franchise kilométrique
Qu'est-ce qu'une note de frais?
Lorsqu'un salarié demande le remboursement de dépenses professionnelles payées avec ses propres deniers, ces dépenses sont décrites sur un document papier ou numérique appelé note de frais. Généralement, ces dépenses sont classées comme fournitures de bureau, repas ou kilométrage. Ils sont également détaillés afin que plusieurs entités soient répertoriées avec leurs coûts individuels. Cela permet un contrôle plus détaillé au cours du processus d'approbation qu'une simple liste du montant total des dépenses engagées. En règle générale, une note de frais est également envoyée avec les reçus correspondants pour chaque achat détaillé.
Les rapports de dépenses suivent les dépenses de l'entreprise et sont généralement produits sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Les rapports de dépenses mensuels et trimestriels sont essentiels pour suivre tous les achats effectués par une entreprise au cours de cette période. Ces rapports sont utilisés pour vérifier si les dépenses respectent le budget de l'entreprise et pour identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits afin de maximiser les profits.
Les rapports de dépenses annuels sont utilisés pour déduire les dépenses sur les déclarations de revenus des sociétés.
Que sont les honoraires professionnels?
Ce sont toutes les dépenses que vous devez engager pour exercer vos fonctions professionnelles. Ils peuvent être de différents types :
– Frais de restauration : restaurants, repas, etc. – Frais de mobilité : location de voiture, transports en commun, essence, etc. – Frais d'hébergement : hôtels, appartements d'entreprise, etc. – Frais d'abonnement : téléphone, internet, etc.
Il existe également d'autres types de coûts tels que les frais de représentation, les frais de documentation, les indemnités kilométriques, etc. En résumé, tout ce qui est prévu peut être remboursé pour exercer son activité professionnelle dans les meilleures conditions et mener à bien sa mission auprès de son employeur.
Pour être remboursées, vos dépenses doivent être justifiées, proportionnées et effectuées dans l'intérêt de l'entreprise.
Coûts justifiés
Pour que vos dépenses soient remboursées, elles doivent être justifiées par des factures ou autres pièces justificatives. Cette précaution est nécessaire pour que votre entreprise bénéficie de l'exonération de cotisations sociales.
Commissions proportionnelles
Vos dépenses doivent être proportionnées. Si vous êtes en voyage d'affaires, vous ne devez pas voyager de Marseille à Paris en jet privé, car il ne sera probablement pas accepté.
Dépenses engagées dans l'intérêt de la société
Les notes de frais ne doivent pas devenir des avantages en nature ou des compléments de salaire cachés. Vous devez donc être en mesure de démontrer qu'ils se sont réellement impliqués dans l'intérêt de l'entreprise et non pour le plaisir du salarié.
Les différents types de remboursement des frais professionnels
Une entreprise peut rembourser ses employés pour les frais professionnels de deux manières. L'option choisie par votre entreprise doit être mentionnée dans une clause de votre contrat de travail.
Le remboursement forfaitaire
Votre entreprise peut vous verser une somme forfaitaire pour rembourser vos frais de nourriture, d'hébergement et de déplacement. En contrepartie, vous êtes responsable de toutes vos dépenses et n'avez pas à fournir de justificatifs. Le remboursement des frais d'hébergement est basé sur un barème de l'URSS.
Si ce barème est dépassé, l'employeur ne peut pas rembourser les surcoûts, car il s'expose à des sanctions en cas de contrôle par l'URSS, dans lequel ces surcoûts sont considérés comme des avantages en nature.
Remboursement des dépenses réelles
Le remboursement des frais réels est le remboursement des dépenses exactes engagées par le salarié ou le mandataire social. Dans ce cas, et uniquement dans ce cas, le remboursement de la note de frais est obligatoire. Il sert de preuve qu'une dépense a bien été engagée et que cette dépense était justifiée dans le cadre professionnel.
Que doit contenir une note de frais?
Pour éviter tout problème avec votre entreprise ou avec l'URSS, vos notes de frais doivent contenir le plus d'informations possible. Selon le type de dépenses engagées, les informations à fournir peuvent varier.
frais de restauration
Les frais de restaurant correspondent aux frais engagés pour se restaurer lors d'un déplacement professionnel ou pour inviter des clients ou des clients potentiels. Dans ce dernier cas, la facture doit contenir le nom des invités, le motif de l'invitation, le prix payé et le montant de la TVA.
Frais d'hébergement
Les frais d'hébergement sont les frais de votre hébergement lors d'un voyage d'affaires. Ils sont admis sous l'une des deux conditions suivantes :
Vous travaillez à une distance d'au moins 50 km de votre domicile.
Votre domicile est à moins d'une heure et demie de votre lieu de travail en transports en commun.
Indemnité kilométrique
Il s'agit d'utiliser votre véhicule privé à des fins professionnelles, à l'exception des frais de déplacement entre votre domicile et votre lieu de travail. L'indemnité kilométrique comprend les frais de carburant, d'entretien, d'amortissement et d'assurance du véhicule. Dans ce cas, la note de frais doit indiquer le motif du déplacement, le lieu du déplacement professionnel, les kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule utilisé.
Les allocations suivantes s'appliquent aux voitures en 2019 :
– 0,451 € par km pour un véhicule d'une puissance de trois chevaux et dont le kilométrage n'excède pas 5 000 km ; – 0 €. 595 par km pour un véhicule d'une puissance d'au moins sept chevaux et d'un kilométrage allant jusqu'à 5 000 km.
Pour les scooters, motos et autres véhicules à moteur à deux roues, il existe également des tableaux kilométriques édités par l'Urssaf. Pour les tarifs de péage, une preuve de paiement doit être conservée afin d'être remboursé.
Autres dépenses
Toutes les autres dépenses que vous engagez dans le cadre de votre travail peuvent être remboursées, à condition que vous puissiez prouver la nécessité de la dépense et fournir une preuve d'achat et un état des dépenses indiquant la nature de la dépense.
Il peut s'agir, par exemple, de :
– Frais de représentation ou d'habillement, si vos fonctions professionnelles vous obligent à porter certains vêtements ; – Les frais de télétravail, si vous travaillez à domicile (factures d'électricité, achat d'ordinateurs, de logiciels, de forfaits internet, etc. ); – Des dépenses plus spécifiques, par exemple, si votre travail vous oblige à conserver chez vous du matériel ou des documents volumineux et que votre entreprise ne vous met pas à disposition un espace adéquat – un arrêt de la Cour de cassation de novembre 2017 précise que cela pourrait être le cas. 'objet d'une allocation spéciale.
Comment le déclarer?
Pour simplifier et harmoniser le processus, votre entreprise peut vous fournir un processus standard pour remplir les notes de frais. Par exemple, il existe des modèles pour Excel ou des logiciels ou applications conçus spécifiquement pour la préparation des notes de frais. N'hésitez pas à demander à votre employeur si votre entreprise ne dispose pas d'un tel système.
Délais à respecter
Les notes de frais sont le plus souvent établies à la fin de chaque mois, mais vous pouvez demander une avance à votre employeur s'il s'agit d'une dépense importante qui pourrait vous mettre en difficulté financière.
Il n'y a pas de délai légal pour l'établissement des notes de frais, mais votre employeur peut en fixer un qui doit être communiqué officiellement aux salariés de l'entreprise. Même s'il n'y a pas de règles spécifiques à votre entreprise, il convient de respecter un délai raisonnable.
Attention aux abus!
Les entreprises garantissent la validité des notes de frais de leurs salariés, mais l'Urssaf veille également à ce qu'il n'y ait pas d'abus, car les notes de frais ne sont pas soumises à la sécurité sociale. En cas d'abus, l'Etat perd de l'argent.
Attention aux oublis!
Si des abus de notes de frais surviennent parfois, il existe un autre phénomène plus surprenant et moins connu : les notes de frais oubliées.
Selon une étude menée en 2016 dans neuf pays différents pour le compte de Unit4, société éditrice de logiciels de gestion, 14,5 milliards d'euros de notes de frais ne sont pas transmises par les salariés aux employeurs. Rien qu'en France, 600 millions d'euros ne sont pas réclamés annuellement, ce qui équivaut en moyenne à environ 212 euros par salarié.
Les principales raisons de ce phénomène? Des montants jugés trop faibles, des factures perdues, de simples oublis, des délais non respectés, mais aussi l'impression que le processus est trop lourd.