Les employés peuvent engager des dépenses dans l'exercice de leurs fonctions quotidiennes pour éviter un ralentissement des activités. Ces paiements sont remboursés par le biais de notes de frais, suivant un processus consolidé dans des organisations d'une certaine taille. A quoi sert une note de frais? Quels facteurs sont pris en compte dans ce rapport et comment fonctionne-t-il ?
1 Qu'est-ce qu'une note de frais?
2 Comment sont gérées les notes de frais?
3 Comment envoyer la note de frais à votre employeur?
Qu'est-ce qu'une note de frais?
Une note de frais est un document rempli par un employé ou un associé pour rembourser ses dépenses professionnelles.
Les notes de frais se présentent généralement sous forme de formulaires, au format papier ou numérique.
Dans leur format le plus basique, les notes de frais peuvent être détaillées dans un simple fichier Excel, présenté dans les colonnes suivantes :
– Date ou période pendant laquelle les dépenses ont été engagées. – Détails des dépenses : motif des dépenses, nom des personnes concernées (collaborateur et leurs invités), type de mission, fonction du collaborateur, nom de l'hôtel ou du restaurant, etc. – Objet de la dépense : Déplacement / nourriture / hébergement / autres dépenses – Montant total
Avec l'avènement des nouvelles technologies, il existe maintenant plusieurs solutions pour automatiser le processus de gestion des dépenses. L'objectif de ces solutions est de libérer du temps pour toutes les personnes impliquées dans le processus, d'aider l'entreprise à gagner de l'argent, et surtout de rationaliser la gestion des notes de frais et de minimiser l'intervention humaine pour une tâche à faible coût. valeur ajoutée.
Comment sont gérées les notes de frais?
Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité, doit avoir une politique de dépenses en place qui servira de guide aux employés en mission.
Elle doit mettre en place un système dédié à la création, la classification, le contrôle, la validation et le remboursement des notes de frais dans le respect des délais et des conditions de l'entreprise et, bien entendu, de la législation en vigueur.
Une note de frais valide et remboursable ne nécessite la présentation d'aucun document dans l'espoir de recevoir un remboursement. Il n'y a pas de format prescrit pour soumettre une note de frais. Le formulaire n'a pas d'importance, mais il y a quelques règles à suivre en ce qui concerne les informations que vous soumettez. Voici quelques conseils pour créer une note de frais :
– Présenter un reçu à l'employeur sous format papier ou électronique ; – La note de frais doit contenir toutes les informations concernant la date de la dépense, le montant de la prestation ou de l'achat et le motif de la transaction ; – Le taux appliqué et le montant de la TVA doivent également figurer sur la facture.
Notez que, selon la nature de la dépense (achat de fournitures de bureau, frais d'hôtel et de restaurant, kilométrage, etc.), la note de frais peut et doit contenir diverses autres informations afin de lever tout doute quant à la validité de la dépense engagés..
Comment envoyer la note de frais à votre employeur?
La dématérialisation de la note de frais est une option de plus en plus prisée dans les entreprises. Elle s'effectue via une application mobile et permet l'enregistrement direct des dépenses engagées par le salarié, évitant ainsi la probable perte de recettes. Avec cette méthode, vous pouvez envoyer des notes de frais au service responsable de ce service dans l'entreprise. S'il n'y a pas de demande de note de frais, l'employé peut la soumettre directement à l'entreprise.